Datenschutzerklärung für evolumia intern

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Plattform ist:

evolumia e.V.
Brandvorwerkstraße 52–54
04275 Leipzig
Deutschland

Vertreten durch:
Nadine Hengst, Geschäftsführerin

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@evolumia.de

2. Zweck der Plattform

„evolumia intern“ ist eine interne Verwaltungs- und Kommunikationsplattform für Mitarbeitende, Dozentinnen und Dozenten, ehrenamtlich Tätige sowie weitere berechtigte Nutzergruppen von evolumia e.V.

Die Plattform dient insbesondere:

• der Kurs- und Terminverwaltung,
• der Personal- und Vertretungsplanung,
• der internen Kommunikation,
• der Abrechnung von Honorarleistungen,
• der Bereitstellung von Dokumenten und Arbeitsunterlagen,
• der Organisation interner Besprechungen und Teamsitzungen,
• der schrittweisen Bereitstellung von Funktionen für Eltern (Eltern-App).

Die Nutzung erfolgt ausschließlich im Rahmen der Zusammenarbeit mit evolumia e.V. Eine öffentliche Registrierung ist nicht möglich.

3. Benutzerkonto und Authentifizierung

Benutzerkonten werden durch evolumia e.V. angelegt und verwaltet. Zur Anmeldung verwenden Sie Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse und ein persönliches Passwort.

Dabei werden insbesondere verarbeitet:

• E-Mail-Adresse und Name,
• Benutzerrolle und Berechtigungsstatus,
• Anmelde- und Sitzungsinformationen,
• bei Passwort-Einrichtung oder -Zurücksetzung die hierfür erforderlichen technischen Daten.

Die Authentifizierung erfolgt über den eingesetzten Authentifizierungsdienst (siehe Abschnitt 7). Sitzungsinformationen werden im Browser gespeichert, damit Sie während der aktuellen Browsersitzung oder – wenn Sie „Angemeldet bleiben“ wählen – darüber hinaus angemeldet bleiben können (siehe Abschnitt 9).

Sie sind verpflichtet, Ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.

4. Welche Daten verarbeitet werden

Je nach Ihrer Rolle und Nutzung der Plattform können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

4.1 Nutzer- und Personalstammdaten

• Name und E-Mail-Adresse,
• Benutzerrolle (z. B. Dozent, Büro, Administrator, Eltern),
• Beschäftigungsart (z. B. festangestellt oder Honorarkraft), soweit hinterlegt,
• optional hinterlegte Telefonnummer und Ihre Einstellungen zur Sichtbarkeit von Kontaktdaten gegenüber Kolleg:innen,
• Onboarding- und Dashboard-Einstellungen,
• Zeitpunkt der letzten Nutzung, soweit für den Betrieb erfasst.

4.2 Kurse, Termine und Einsatzplanung

• Kurszuordnungen und Rollen am Kurs oder Termin,
• Termine, Einsatzzeiten, Orte und organisatorische Hinweise,
• Abwesenheiten und regelmäßige Nicht-Verfügbarkeiten,
• Kursbezogene interne Hinweise und Zielgruppenangaben.

4.3 Vertretungen

• Vertretungsanfragen und -zuweisungen,
• Rückmeldungen, Bestätigungen und Status von Vertretungen,
• zugehörige Benachrichtigungen innerhalb der Plattform.

4.4 Abrechnung, Honorar und ehrenamtliche Tätigkeit

Für Honorarkräfte und ehrenamtlich Tätige können abrechnungsrelevante Angaben verarbeitet werden, soweit dies für die jeweilige Zusammenarbeit erforderlich ist, insbesondere:

• Abrechnungsart, Stunden, Stundensatz oder Projektangaben,
• Bestätigungsstatus durch das Büro,
• organisatorische Hinweise zur Abrechnung.

Festangestellte Mitarbeitende sehen in der Regel keine fremden Abrechnungsdaten; Honorarinformationen werden nur angezeigt, soweit dies für die eigene Tätigkeit vorgesehen ist.

4.5 Nachrichten, Schwarzes Brett und Benachrichtigungen

• Mitteilungen vom Büro (Schwarzes Brett) und persönliche Hinweise,
• Inhalte, Betreff und Veröffentlichungszeitpunkt,
• Lese- und Bestätigungsstatus wichtiger Mitteilungen,
• interne Benachrichtigungen, z. B. zu Vertretungen, Terminübergaben oder organisatorischen Rückmeldungen.

4.6 Teamsitzungen und interne Besprechungen

• Teamsitzungen einschließlich Termin, Ort und Agenda-Punkte (für berechtigte Nutzergruppen),
• interne Besprechungen, an denen Sie beteiligt sind, einschließlich Titel, Zeit, Ort, Notizen und Teilnehmerbezüge,
• Status und organisatorische Änderungen solcher Termine.

Der Zugriff auf Teamsitzungen und interne Besprechungen richtet sich nach Ihrer Rolle und Beteiligung. Nicht jede Nutzergruppe sieht alle internen Termine.

4.7 Standorte, Kursinformationen und Dokumente

• Standortangaben, Räume, Adressen und organisatorische Zugangsinformationen für Ihre Einsätze,
• Materialhinweise und kursbezogene interne Informationen,
• hochgeladene Dokumente und Unterlagen, die Ihnen nach Rolle bereitgestellt werden,
• Metadaten zu Dokumenten (z. B. Titel, Kategorie, Dateiname).

4.8 Kolleg:innen-Kontakte

Sie können optional festlegen, ob Kolleg:innen, mit denen Sie gemeinsam in Kursen oder Terminen eingesetzt sind, Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer sehen dürfen. Eine globale Veröffentlichung Ihrer Kontaktdaten für alle Nutzer findet nicht statt.

4.9 Persönlicher Kalender (iCal)

Sie können optional einen persönlichen Kalender-Abonnementlink erstellen, um Ihre für Sie sichtbaren Termine in einer externen Kalender-App anzuzeigen. Der Link ist persönlich und sollte nicht an unbefugte Personen weitergegeben werden.

4.10 Eltern-App und Kinderdaten

Soweit Eltern die Eltern-App nutzen, verarbeiten wir Daten zu Ihnen und Ihren beim Verein angemeldeten Kindern. Dazu können insbesondere Name und Geburtsdatum des Kindes, Kurszuordnungen sowie Nachrichten des Vereins an Eltern gehören.

Im Büro werden Kinder, Elternkonten und Kurszuordnungen verwaltet. Dozentinnen und Dozenten sehen in der Regel keine Daten von Kindern oder Eltern, es sei denn, sie sind für einen bestimmten Zweck berechtigt.

4.11 Technische Nutzungsdaten

• Verbindungs- und Zugriffsdaten beim Aufruf der Plattform,
• IP-Adresse, soweit technisch erforderlich,
• Protokolldaten zur Sicherstellung des Betriebs und zur Fehleranalyse,
• Informationen über den verwendeten Browser oder das Endgerät.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und, soweit einschlägig, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Je nach Zweck kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertrag und Zusammenarbeit

Soweit die Verarbeitung zur Durchführung der jeweiligen Zusammenarbeit mit evolumia e.V. erforderlich ist, z. B. für:

• Bereitstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos,
• Planung und Durchführung von Kursen, Terminen und Einsätzen,
• Organisation von Vertretungen,
• Abrechnung von Honorarleistungen, soweit dies Teil der jeweiligen Zusammenarbeit ist,
• Kommunikation im Rahmen Ihrer Tätigkeit für den Verein.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Pflichten

Soweit wir gesetzlichen Verpflichtungen unterliegen, insbesondere handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten für abrechnungsrelevante Unterlagen.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigte Interessen

Soweit die Verarbeitung für berechtigte organisatorische oder betriebliche Interessen von evolumia e.V. erforderlich ist und Ihre Interessen nicht überwiegen, z. B. für:

• effiziente Einsatz- und Vertretungsplanung,
• interne Kommunikation und Benachrichtigungen,
• Bereitstellung von Unterlagen und Standortinformationen,
• Sicherstellung, Stabilität und Weiterentwicklung der Plattform,
• IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention,
• freiwillige Kontaktfreigabe gegenüber Kolleg:innen.

§ 26 BDSG — Beschäftigungsverhältnisse

Für festangestellte Mitarbeitende kann die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses zusätzlich auf § 26 BDSG gestützt werden, soweit dies für Beschäftigungszwecke erforderlich ist.

Eine ehrenamtliche Tätigkeit wird nicht pauschal als Beschäftigungsverhältnis im Sinne des § 26 BDSG behandelt.

Einwilligung

Die grundsätzliche Nutzung der Plattform erfolgt nicht auf Grundlage einer Einwilligung. Soweit einzelne, freiwillige Funktionen — etwa die optionale Freigabe von Kontaktdaten — eine Einwilligung erfordern sollten, holen wir diese gesondert ein. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Zulässigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

6. E-Mail-Versand

Für den Versand von E-Mails, die im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform erforderlich sind — etwa zur Einrichtung von Zugangsdaten oder für organisatorische Mitteilungen des Vereins — nutzen wir den Dienst Resend. Dabei werden Empfängeradresse, Name und Inhalt der Nachricht verarbeitet.

7. Hosting, Datenbank und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung der Plattform setzen wir folgende Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten können:

Vercel

Vercel stellt die technische Infrastruktur für die Bereitstellung der Webanwendung bereit (Hosting). Anbieter ist Vercel Inc., USA.

Bei der Nutzung können technische Verbindungsdaten verarbeitet werden.

Weitere Informationen: https://vercel.com/legal/privacy-policy

Supabase

Supabase stellt Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicherung für die Plattform bereit. Das Projekt wird in der Region West EU / Ireland (eu-west-1) betrieben.

Verarbeitet werden insbesondere:

• Benutzerkonten und Authentifizierungsdaten,
• in der Plattform gespeicherte Organisations- und Kommunikationsdaten,
• hochgeladene Dokumente.

Anbieter ist Supabase, Inc. Weitere Informationen: https://supabase.com/privacy

Resend

Resend wird für den Versand transaktionaler E-Mails eingesetzt (siehe Abschnitt 6). Anbieter ist Resend, Inc., USA.

Weitere Informationen: https://resend.com/legal/privacy-policy

8. Internationale Datenübermittlung

Durch den Einsatz der genannten Dienstleister kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA, stattfinden.

Soweit erforderlich, stützen wir solche Übermittlungen auf geeignete Garantien, etwa Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder vergleichbare datenschutzrechtliche Schutzmechanismen der Anbieter. Einzelheiten entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anbieter.

Eine pauschale Aussage, dass sämtliche Verarbeitung ausschließlich innerhalb Deutschlands oder der Europäischen Union erfolgt, trifft nicht zu.

9. Lokale Speicherung, PWA und Offline-Nutzung

Die Plattform kann als Progressive Web App (PWA) auf Ihrem Endgerät installiert und teilweise offline genutzt werden. Dabei werden Daten lokal in Ihrem Browser gespeichert:

• localStorage: Sitzungsinformationen der Anmeldung sowie ausstehende Offline-Aktionen und einzelne Bedienungseinstellungen. Wenn Sie „Angemeldet bleiben“ wählen, bleiben die Sitzungsinformationen über Browser-Neustarts hinweg erhalten, solange die Anmeldung gültig ist.
• Sitzungscookie: ein technisches Kennzeichen ohne Zugangsdaten oder sonstige personenbezogene Inhalte, damit eine Anmeldung ohne „Angemeldet bleiben“ nur für die aktuelle Browsersitzung gilt,
• sessionStorage: kurzzeitige Hinweise während der Anmeldung,
• IndexedDB: Offline-Sicherungen Ihrer für Sie sichtbaren App-Daten (z. B. Termine, Mitteilungen, Kontakte und interne Termine) für die Nutzung ohne Netzverbindung,
• Service Worker und Browser-Cache: technische Dateien der App und ggf. zuletzt abgerufene Inhalte für schnelleres Laden und Offline-Betrieb.

Es werden keine Werbe-, Marketing- oder Tracking-Technologien eingesetzt. Für Anmeldung, Offline-Nutzung und den Betrieb der App ist eine technisch erforderliche Speicherung im Browser notwendig.

Beim Abmelden werden die lokal gespeicherten Offline-Daten Ihres Nutzerkontos entfernt. Wenn Sie die App auf einem gemeinsam genutzten Gerät nutzen, sollten Sie sich nach der Nutzung abmelden.

10. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

• Nutzerkonten werden nach Beendigung der Zusammenarbeit deaktiviert und anschließend geprüft.
• Operative personenbezogene Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die Organisation nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Abrechnungs- und steuerrechtlich relevante Daten werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aufbewahrt.
• Nachrichten, Lese- und Bestätigungsstatus sowie interne organisatorische Daten werden nicht unbegrenzt vorgehalten.
• Eltern- und Kinderdaten werden nach Ende der jeweiligen Beziehung zum Verein und Abwicklung der Angebote gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Lokale Offline-Daten auf Ihrem Endgerät werden beim Abmelden entfernt.

Konkrete Löschfristen können je nach Datenart und rechtlicher Pflicht variieren. Eine automatische, vollständige Löschung aller Daten zu festen Zeitpunkten ist derzeit nicht implementiert.

11. Weitergabe personenbezogener Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur:

• soweit dies für den Betrieb der Plattform erforderlich ist,
• an eingesetzte technische Dienstleister als Auftragsverarbeiter,
• innerhalb des Vereins an berechtigte Rollen und Beteiligte,
• aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

12. Minderjährige ehrenamtliche Nutzer

Auch minderjährige und jugendliche Ehrenamtliche nutzen die Plattform im Rahmen ihrer Tätigkeit für evolumia e.V. — etwa als Dozentinnen oder Dozenten in Kursen.

Eltern oder Erziehungsberechtigte können sich bei Fragen zur Datenverarbeitung ihrer Kinder, die die Plattform nutzen, jederzeit an info@evolumia.de wenden. Soweit im Einzelfall eine Einwilligung erforderlich sein sollte, klären wir dies mit Ihnen oder Ihren Erziehungsberechtigten außerhalb der App.

13. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).

Anfragen können an info@evolumia.de gerichtet werden.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für evolumia e.V. ist insbesondere:

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Devrientstraße 5
01067 Dresden

https://www.datenschutz.sachsen.de

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn neue Funktionen, gesetzliche Anforderungen oder technische Änderungen dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung ist in der App abrufbar.